Folha de pagamento automática: benefícios e como fazer na sua empresa?

Com os avanços tecnológicos e a integração de ferramentas especializadas, órgãos e instituições públicas também podem colher os frutos da inovação. Entre os processos que mais impactam a rotina do RH está a folha de pagamento automática!  

Essa é uma solução que traz agilidade, controle e segurança para quem lida com milhares de descontos e convênios todos os meses. Por isso, é importante lembrar que automatizar esse processo não significa substituir pessoas, mas sim garantir que as equipes de RH estejam livres de tarefas repetitivas e possam focar em atividades estratégicas. 

Quer entender mais sobre como fazer a folha de pagamento online, de forma gratuita e automática, assim como os benefícios desse processo? Continue a leitura e descubra!  

O que significa automação de processos? 

Automação de processos é o uso de tecnologia para transformar tarefas repetitivas e manuais em atividades realizadas de forma automática. No setor público, isso representa uma evolução importante na gestão de rotinas administrativas, ajudando a reduzir falhas operacionais, evitar retrabalho e ganhar agilidade na execução de tarefas. 

Ela permite que atividades que antes exigiam digitação constante, checagens manuais ou conferências sucessivas sejam realizadas com apoio de sistemas confiáveis, capazes de seguir regras pré-definidas e manter a consistência das informações. 

Para equipes de RH em prefeituras e órgãos públicos, a automação de processos significa mais tempo para o que realmente importa: planejamento, atendimento ao servidor e estratégias de gestão de pessoas. 

Leia também: “Como a tecnologia pode ajudar na eficiência na administração pública?” 

Como fazer o fechamento da folha de pagamento de forma automática?

A folha de pagamento automática em instituições públicas significa tornar o processo de fechamento mais eficiente e seguro por meio da tecnologia. Com a automatização, tarefas como trocas de planilhas, validações por e-mail e digitação de dados bancários são substituídas por um sistema integrado. 

Na prática, tudo começa com a integração entre o sistema de folha e uma averbadora, responsável por realizar o desconto automaticamente. Com isso, o RH não precisa calcular manualmente a margem consignável, nem validar cada contrato. O sistema faz esse trabalho automaticamente, aplicando as regras da prefeitura ou do órgão público. 

Além disso, o próprio sistema pode importar os arquivos de retorno dos bancos, cruzar as informações com a situação funcional dos servidores (afastamentos, exonerações, férias) e indicar o que deve ou não ser descontado. Tudo isso antes do envio final ao sistema de folha. 

Dessa forma, é possível fechar a folha com segurança, precisão e muito mais agilidade, garantindo que nenhum desconto indevido seja processado, e que todos os contratos de consignado estejam dentro da margem e da legislação vigente.

Benefícios da folha de pagamento automática 

A folha de pagamento automática oferece uma série de benefícios para a instituição pública e para a equipe de Recursos Humanos ou do Departamento Pessoal. Confira:

Centralização das informações 

Os sistemas de fechamento de folha automatizados concentram todas as informações em um só lugar, permitindo ao RH acompanhar e controlar convênios e descontos com muito mais agilidade.  

Sem automação, esse controle costuma ser feito via e-mail e planilhas, exigindo conferências manuais constantes entre setores e causando atrasos frequentes. 

Otimização de tempo e processos

Com um sistema de fechamento de folha, o RH consegue gerenciar da liberação da margem até a inclusão dos descontos, tudo em poucos cliques. 

 Já no processo manual, cada desconto precisa ser lançado individualmente, o que pode levar dias em instituições com muitos servidores e diferentes convênios ativos. 

Validações de cálculos automáticos e seguros

Regras e políticas dos bancos são inseridas no sistema e aplicadas automaticamente, o que elimina a necessidade de validações manuais e reduz significativamente a margem de erro no fechamento de folha. 

Quando feito sem automação, o RH precisa verificar contrato por contrato, o que aumenta o risco de erros e consumo excessivo de tempo. 

Independência de bancos e carta margem online 

Com a folha de pagamento automática, é possível gerar carta margem sem depender do envio de arquivos pelos bancos. Isso dá mais autonomia à instituição.  

No modelo manual, o RH precisa aguardar o envio dos dados de cada banco e realizar o cruzamento das informações para poder fechar a folha com segurança. 

Maior segurança e conformidade  

Com menos erros e mais rastreabilidade, o fechamento de folha se torna mais seguro. Além disso, os sistemas são atualizados com base na legislação vigente, garantindo conformidade.  

Já os métodos tradicionais dependem da atualização manual das normas, o que pode levar a falhas por desconhecimento ou descuido. 

Conheça o Consignet: fechamento de folha automático, gratuito e seguro! 

O Consignet é um sistema que permite realizar todo o controle de consignados em folha de forma automática, o que significa contar com auxílio para trabalhar com empréstimos, consignados, mensalidades, planos odontológicos e de saúde, seguros, cartões de crédito e muito mais!  

No sistema, o RH importa as margens, que ficam disponíveis para a consulta dos convênios. Dessa forma, em casos de uso do benefício, o servidor vai diretamente até ele, informa sua senha pessoal e realiza o que precisa.  

O convênio realizará a consulta da margem da pessoa quando ele chegar ao local, realizando o consignado logo em seguida. Por fim, ao encerrar o mês, o RH importa os consignados para o sistema de folha de pagamento com poucos cliques e ela é gerada automaticamente, sem necessidade de inserções manuais!  

E, sim, você leu corretamente: o Consignet é gratuito. Isso acontece porque o custo é rateado entre os convênios que realizam a consignação em folha, de forma que nem a instituição pública e nem o servidor possuem gastos!  

O software é extremamente robusto, possui anos de mercado, certificação de especialista na área, suporte de prontidão e disponível para atendimentos excelentes, selo Great Place to Work e certificados de segurança ISO 27001 e ISO 9001.  

Quer conhecer mais sobre os benefícios do Consignet e solicitar um contato de folha de pagamento automática? Então clique na imagem abaixo e preencha o formulário! Um especialista logo entrará em contato com você para mais informações.