Fechamento de folha, descontos, cálculos e consignados! Tem como facilitar isso tudo?

Final de mês é sinônimo de fechamento de folha, cálculos, descontos, conferências, busca de divergências e por aí vai. Você sabe quais são os principais descontos na folha de pagamento e porque eles existem? Como eles são calculados? O que um pequeno erro pode causar? 

Saiba aqui quais os principais descontos que existem na folha de pagamento, como eles são calculados, os impactos que causam na rotina de um RH e do trabalhador quando se relacionam com outros números, como por exemplo, a margem consignável.  

Por que os descontos em folha existem?  

A Lei Nº 10.820 de 17 de dezembro de 2003 dispõe sobre a autorização para desconto de prestações em folha de pagamento e outras providências, e de acordo com ela o limite de descontos em folha não podem ultrapassar 35% da remuneração do colaborador. Desses 35%, 5 % refere-se exclusivamente a amortização de despesas ou utilização de saque do cartão de crédito. 

De acordo com o Art. 1º dessa mesma Lei, os empregados sob regime CLT (Consolidação das Leis do Trabalho) podem autorizar descontos em folha de pagamento ou na sua remuneração que se refiram a pagamento de empréstimos consignados, financiamentos, cartões de crédito e operações de arrendamento mercantil. 

Quais são os descontos obrigatórios na folha de pagamento e como são calculados? 

Descontos obrigatórios  

INSS – é uma sigla para Instituto Nacional da Seguridade Social e refere-se à contribuição previdenciária que é descontada mensalmente do trabalhador de acordo com sua faixa salarial, podendo variar de 8% a 11% sobre seu salário bruto. Nesse caso é importante consultar valores da tabela vigente visto que ela pode sofrer alterações no decorrer do tempo.   

Imposto de Renda Retido na Fonte – após subtrair INSS e dependentes legais (o valor de cada dependente é de R$ 189,59) é feito o desconto do IR, que começa em 7,5% e pode chegar a 27,5% dependendo da faixa que se enquadra o salário bruto do trabalhador. 

FGTS – O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço também deve constar na folha de pagamento e, diferente dos outros descontos obrigatórios, é pago pelo empregador e não pelo empregado. Ele tem como base o salário bruto do colaborador e o valor a ser depositado varia de 7,5% a 27,5%. 

 

Descontos não obrigatórios  

São os descontos autorizados no salário pelo empregado. Possuem uma limitação máxima de 70% do salário base.  

Contribuição Sindical – desconto previsto na CLT do artigo 578 a 591, é recolhido compulsoriamente pelo trabalhador e empregador todo mês de janeiro e equivale ao valor de um dia de trabalho normal.  

Faltas e atrasos – o artigo 58 da CLT prevê uma tolerância diária entre 5 e 10 minutos para os casos de atraso e o empregador pode descontar do empregado o todas as faltas não justificadas ou atrasos que ultrapassarem o limite diário.    

Plano de Saúde – o desconto do plano de saúde pode variar de empresa para empresa. Algumas empresas descontam a cobertura do plano e nesse caso o funcionário geralmente paga uma parcela menor do que seria o valor total contratado. 

Vale Transporte – de acordo com o artigo 4º da Lei 7.418/1985 o vale transporte é um benefício que o empregador oferece ao trabalhador. Ele é custeado pelo trabalhador com desconto em folha de até 6% de seu salário base e o excedente disso é pago pelo empregador. 

Pensão alimentícia – esse tipo de desconto depende de determinação judicial.

Convênios com outras empresas – os convênios com outras empresas podem ser variados e podem incluir farmácias, academias, associações, cursos, entre outros. Esse tipo de desconto só ocorre com a autorização do colaborador por escrito. 

Empréstimos consignados – Esse tipo de desconto passa a existir quando as empresas possuem instituições financeiras parceiras com o objetivo de fornecer a seus empregados a possibilidade de um empréstimo com taxas menores do que as praticadas normalmente no mercado. O valor é descontado automaticamente na folha de pagamento e o limite máximo para esse desconto é de 30% do salário líquido do empregado, pode seguir regras que variam de empresa para empresa como tempo de experiência na empresa, quantidade de parcelas, quantidade de contratos, entre outros.  

 

Por que o fechamento de folha é complexo? 

Toda empresa é composta por pessoas, que além de serem diferentes umas das outras possuem também necessidades diferentes.  

Pensando num cenário de RH, todo mês é necessário lançar em cada folha de pagamento cada desconto que o colaborador deve possuir. A maioria das empresas já possuem sistemas que auxiliam nisso, são os sistemas de folha 

A situação se complica um pouco quando alguns descontos ainda são manuais e sofrem alterações com o tempo, como o caso dos empréstimos consignados. 

 

O que é Margem Consignável ou consignação voluntária? 

As consignações voluntárias ou benefícios extras são aqueles que dependem da autorização do empregado para serem descontados na folha  

De acordo com a lei, os valores descontados no modelo de consignação voluntária não podem ultrapassar 40% da remuneração disponível, com descontos obrigatórios já inclusos. 

Cada empresa trabalha de uma maneira diferente com os empréstimos consignados, possuem suas próprias regras e cálculos. Pra piorar um pouco mais essa gestão, podem ser firmados acordos com mais de um banco, com taxas diferentes, parcelas diferentes e por aí vai.

Controlar tudo isso se torna complicado pois muitas variações podem ocorrer de um mês para o outro, e como o desconto é definido por lei, ultrapassar os 40% pode trazer transtornos tanto para a empresa quanto para os próprios bancos. 

 

Como as empresas executam isso no fechamento de folha? 

Quando o colaborador deseja fazer um consignado 

A Lei define um limite máximo a ser descontado em folha referente a margem consignável, porém, como cada empresa possui regras e políticas diferentes, esse valor varia e sempre precisa ser calculado e analisado.  

Sendo assim, sempre que um colaborador deseja obter um empréstimo consignado, ele precisa primeiramente saber qual a margem que possui para isso, ou seja, qual o valor máximo de parcela que pode ter em sua folha de pagamento referente a empréstimo consignado. 

Para ter essa informação, o colaborador geralmente recorre ao RH ou ao próprio banco (que nem sempre tem a informação pronta e também pode ter uma dependência do RH informar). 

Há ainda alguns casos em que o colaborador precisa levar ao banco seus últimos holerites para validar a informação sobre seu salário e a margem que possui (pelo menos de acordo com a Lei, lembrando que as regras vão impactar nisso).  

Como o RH define a margem de cada colaborador 

Normalmente quando um colaborador ou banco busca o RH para saber a margem consignável, o RH analisa a folha de pagamento do colaborador, verificar os descontos que já possui, se tem ou não outros empréstimos consignados, calcula o valor que ele possui ainda de acordo com o percentual definido na lei e somente a partir define um valor máximo para parcela. 

Como a margem é disponibilizada 

Não há um padrão sobre como as empresas informam a margem, sendo que algumas disponibilizam uma declaração impressa (conhecida também como Carta Margem) para o colaborador, enviam e-mail, informam por telefone ou outros canais nada seguros. 

O banco também não tem segurança alguma sobre a margem pois não tem visão da parcela que o colaborador realmente possui e ocorre muitas dependências de informação.  

Como o contrato acontece 

Quando o colaborador consegue finalmente solicitar o empréstimo consignado no banco, o RH novamente analisa se ele atende todas suas regras e políticas como tempo de casa, tipo de contratação, outros descontos que possui, outros consignados, entre outros. Tudo isso para garantir que o percentual da margem não seja ultrapassado. Somente a partir de todas essas verificações o novo contrato pode ser aprovado ou não.  

Como isso impacta na rotina de Fechamento da Folha? 

Durante o mês os colaboradores da empresa procuraram saber margem e fizeram novos contratos com os diferentes bancos conveniados à empresa.  

Alguns contratos foram aprovados, outros não. Alguns contratos foram quitados e outros refinanciados. Colaboradores saíram da empresa, foram feitas rescisões e descontos. Já outros não puderam ter descontos efetuados na folha por motivos específicos como férias, afastamentos ou outros. 

No fechamento da folha a empresa precisa (além de controlar todos os descontos obrigatórios) gerenciar também os descontos de empréstimos consignados. 

Então, ela recebe dos bancos todo mês o relatório (ou Arquivo Retorno) com todos os descontos que deverão ser efetuados e repassado para o banco.

A empresa por sua vez confere esses descontos com a realidade que possui em relação aos colaboradores e suas situações funcionais e devolve para o banco essas informações.  

Conciliação dos descontos / verificação das divergências 

A empresa precisa ainda fazer a conciliação de tudo isso, que é a verificação do que o banco espera receber financeiramente sobre os consignados VS o que ela realmente vai repassar de acordo com os acontecimentos do mês. Isso também tem sido manual, algumas empresas usam planilhas mas ainda assim é uma tarefa complexa e morosa. 

Por fim, a empresa retorna para os bancos esses descontos e nesse retorno também não há um padrão. Algumas fazem isso via sistema de cada banco, outras enviam por e-mail, outras fazem repasses diferentes para cada banco que possui convênio.  

 

Ufa, trabalhoso né? Pensa que acabou?  Não! 

No mês seguinte todo esse cenário se repete: cálculos manuais, liberação de margem verificações manuais, e-mail pra lá, e-mail pra cá, colaboradores procurando banco e RH para saber margem, e por aí vai….  

 

Tem como melhorar todo esse processo e economizar tempo no fechamento de folha? 

A resposta para essa pergunta é SIM, é possível economizar tempo no fechamento de folha.

Existem algumas maneiras de agilizar esse processo, tornando a atividade menos complexa e trabalhosa. 

Algumas empresas optam por terceirizar a folha de pagamento, principalmente quando o quadro de colaboradores é alto. 

O que a maioria ainda não sabe é que é possível automatizar os descontos, principalmente os que impactam na margem consignável por meio de sistemas. 

 

Como um software ajuda na gestão dos consignados? 

Existem softwares que ajudam desde a liberação de margem até o próprio desconto em folha. Eles conseguem automatizar todo esse processo porque também é usado pelos bancos, então toda informação de novos consignados, quitações, refinanciamentos são lançados pelo próprio banco na plataforma 

A ferramenta elimina as dependências de informação, tanto de RH, banco e o próprio colaborador. Dá mais autonomia em toda essa cadeia. 

Margem – o sistema é integrado com sistema de folha, então, a margem não precisa ser calculada pois já segue as politicas e regras definidas em cada empresa.  Isso se torna seguro também para os bancos conveniados pois eles têm menos riscos de fornecer empréstimos acima da margem. 

Consulta da Margem – o colaborador não precisa mais procurar o RH ou banco para saber o valor de sua margem, ele pode simplesmente acessar um portal e saber isso. 

Novos contratos – como o sistema é parametrizado com todas as regras da empresa para liberação de consignados, o RH não precisa mais conferir se atende ou não sua política. Algumas empresas não abrem mão desse recurso, mas isso também é possível.

Desconto na folha – ocorre apenas download e upload de arquivo e o próprio sistema se encarrega de definir o que será ou não descontado. 

Conciliação – Não precisa mais verificar manualmente, o sistema verifica e aponta as divergências (caso existam). Algumas empresas chegam a investir 2 ou 3 dias nessa missão, com o sistema isso pode ser feito em 5 minutos! 

 

Pronto! Resumindo, um processo que pode levar dias para o RH no fechamento de folha aqui se torna simples e pode ser executado em 5 minutos.  

 

Quais são os benefícios de um sistema para o RH? 

• Processos padronizados e sem erro; 
• Menos interrupções no dia a dia por causa de consignados, margens e descontos; 
• Margens definidas de acordo com todas as regras e sem depender de cálculo ou analises manuais;
• Risco zero de empréstimos maiores que as margens e desrespeitando a Lei;
  
• Independência de retorno dos bancos;
• Economia de tempo na gestão dos consignados;
  
• Controle de outros descontos como: Plano de Saúde, Odontologia, convênios com lojas, farmácias e outros controlados em um único local;
• Informações atualizadas em tempo real e de forma automática  

 

Quais são os benefícios para o Colaborador 

• Margem sempre atualizada;
• Acesso à margem sem dependência do RH ou do banco;
• Consulta de margem e simulação de novos empréstimos via online, pelo site ou app;
  
• Clareza nas informações sobre descontos sem depender do RH;
• Benefícios para o banco;
• Mais segurança sobre as margens e situação funcional;
• Economia de tempo na gestão de novos contratos;
• Processo padronizado, seguro e mais eficiente.

 

Nem toda empresa sabe que é possível fazer tudo isso com um sistema e precisa ainda procurar por soluções. Conheço uma que já é usada por todos os bancos, tem integração com mais de 20 sistemas de folha e faz todos esse processo.  A ferramenta que conheço bastante é o CONSIGNET, um software que faz a gestão dos consignados e outros descontos em folha.  

Bom, logo tem fechamento de folha de novo e agora só depende de você facilitar essa rotina! 

 Sobre a autora

Lidia Garcia de Campos é formada em Administração de Empresas e especializada em Marketing Digital. Atua há mais de 10 anos ajudando empresas de pequeno, médio e grande porte a melhorar seus processos com tecnologia e inovação. Trabalha como representante comercial na DB1 Global Software.