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Mulher Lendo Documentos E Mexendo No Computador.

Como organizar contratos da melhor maneira? 11 dicas!

O dia a dia de uma empresa é repleta de diferentes tipos de documentos e, para que o negócio rode de forma estruturada e sem problemas, é preciso ordená-los de forma assertiva. Logo, saber como organizar contratos é um passo importante na hora de desenvolver sua marca. 

A ordenação de todos os documentos da empresa contribui para a gestão da informação, um conjunto de processos que visam reunir, armazenar e assegurar que todos os dados do negócio estejam bem organizados, criando um ambiente com menos problemas e erros decorrentes da perda de arquivos, por exemplo. 

Para te ajudar a organizar contratos de forma simples e prática, construindo, assim, um processo bem estruturado, separamos 11 dicas para sua empresa. Continue a leitura e confira! 

Clique e baixe as planilhas de gestão para RH e DP gratuitamente!1. Escolha um local de armazenamento

primeiro passo para realizar a organização dos contratos é definir um único lugar para guardar o arquivo, deixando-o devidamente separados de outros documentos da sua empresa, a fim de que não haja bagunça e confusão. 

O ideal é evitar caixas, pois elas não permitem a visualização detalhada de cada item. Dessa forma, as pastas organizadoras – que possuem etiquetas –, os ficheiros e os armários para arquivos são as melhores opções. 

É válido manter em mente, ainda, os cuidados para garantir a durabilidade dos arquivos. Por serem documentos importantes para sua empresa, é preciso analisar a temperatura e a iluminação do ambiente, que podem danificar o papel a longo prazo. 

Contratos organizados em pastas em armário de madeira.
Pastas e armários exclusivos para contratos são ótimos lugares para organizar os documentos.

Além disso, ao definir um local específico para guardar cada contrato, você cuida para que sujeiras não entrem em contato com o arquivo, o que poderia estragá-lo.

2. Digitalize os contratos

contrato é um documento fundamental para que seu negócio não tenha problemas e, por isso, é preciso armazená-lo com excelência de diversas maneiras. A digitalização é uma ótima forma de fazer isso! 

O processo consiste em escanear determinado arquivo e salvá-lo digitalmente, no computador, no HD externo ou, melhor ainda, na nuvem. 

Para escanear um documento, você pode utilizar uma máquina propícia para isso ou seu próprio aparelho celular. Aplicativos sanam essa necessidade, como o Microsoft Lens (disponível para Android e para iOS). 

3. Use as nuvens digitais

O sistema de nuvens online é uma ótima maneira de zelar pela sua gestão de contratos. Trata-se de sites, como OneDrive e Google Drive, na qual você possui espaço disponível para armazenar documentos online. 

Assim, eles podem ser acessados de qualquer lugar e a qualquer momento. Ademais, é uma forma de zelar pela segurança da informação, evitando que o tempo deteriore os arquivos, e de diminuir o número de papeis armazenados fisicamente. 

As nuvens online cedem espaço gratuito e, quando o limite for atingido, você pode contratar mais capacidade. 

Homem de negócios negro organizando contratos na nuvem.
Armazenar os contratos na nuvem é indicado para aumentar a segurança e a organização.

Essa tecnologia também é indicada para quem já está salvando os documentos em computadores, pois evita que você tenha dificuldade para acessá-los novamente ou que perca completamente o arquivo, em casos de quebra de máquinas. 

Dentro dela, é possível criar pastas e subpastas para ordenar os contratos. Portanto, organize os documentos em uma nuvem e garanta a estruturação e a segurança de cada um dos arquivos. 

Compreendendo a importância de organizar os contratos em local físico e virtual, é preciso compreender como fazer isso da melhora forma, com dicas adaptáveis para ambos os lugares de armazenagem. 

4. Crie pastas

Ordenar os contratos em pastas é fundamental para que eles consigam ser acessados com mais facilidade no dia a dia, sempre que a necessidade surgir. É possível separá-los por tema, categoria, assunto, clientes e fornecedores. 

Os critérios variam de acordo com seu objetivo e podem ser combinados. Logo, é possível organizar os contratos por tema e cliente, por exemplo. O importante é estabelecer uma metodologia que possa ser entendida e replicada pela equipe, para que todos consigam ordenar e acessar os documentos sozinhos. 

5. Atente-se à data

A data de validade ou de duração de uma documentação é outra informação que deve ser analisada e levada em consideração na hora de organizar seus contratos. Dessa forma, você categoriza os contratos mantendo aqueles que estão para vencer sempre à frente. 

Pessoa sinalizando em calendário a data de vencimento dos contratos.
Organize os contratos de acordo com a data de vencimento para acessar os que estão próximos do prazo final com mais agilidade.

Mantendo-se sempre atento às datas dos contratos, é possível gerir melhor os documentos, realizando, inclusive, o descarte após o prazo de guarda dos arquivos. 

Esse processo diminui o risco de erros e de problemas, pois a equipe ficará constantemente atenta ao prazo de duração de cada contrato fechado, zelando para que ele seja cumprido. 

6. Armazene de acordo com o estágio do contrato

Outra opção é criar categorias especiais de armazenamento para organizar os documentos, como “contratos com problemas”, “contratos finalizados”, “contratos cancelados”, entre outros. 

Assim, você move os arquivos entre essas categorias e usa outras classificações para segmentar ainda mais a ordenação deles. Ademais, no caso de contratos com problemas ou cancelados, é possível analisar quais erros levaram a esses desvios do padrão de qualidade e trabalhar para solucioná-los. 

7. Dê nome aos contratos

Ao guardar o contrato em sua devida repartição de acordo com a data e a categoria, é importante nomeá-lo, com o auxílio de uma etiqueta, por exemplo. 

É válido, ainda, organizar esses documentos por ordem alfabética, para que localizá-los seja mais rápido e prático. 

8. Formalize o processo

Com a maneira de organização determinada, ou seja, levantando a ordem com que os contratos serão ordenados, como eles serão nomeados e, por fim, como eles serão arquivados, é a hora de desenvolver um documento que formalize este processo. 

Mulheres estudando como organizar contratos em documento com o processo.
Após determinar como os contratos serão organizados, crie um documento com o passo a passo para fazer isso.

Além de colocar o processo em vigência, o documento pode ser usado para instruir a equipe, tendo em mente que várias pessoas utilizarão os locais de armazenamento dos contratos – seja ele físico ou virtual. 

9. Estabeleça regras para o acesso

Com o documento ensinando a organizar os contratos desenvolvido, é fundamental se perguntar quem realmente precisa acessar os documentos, para não dar acesso ao armário e às pastas da nuvem para pessoas que não precisam e que podem acabar atrapalhando a ordenação. 

Além disso, os contratos são documentos importantes e com dados confidenciais, de forma que é preciso analisar com cuidado quem pode acessá-los. Por isso, analise com atenção quem poderá abrir os arquivos.  

10. Treine a equipe

Além do documento citado, é válido marcar um treinamento com a equipe, para tirar dúvidas sobre como organizar contratos da melhor forma. Assim, você garante que nenhum erro acontecerá conforme os documentos forem arquivados. 

Envolver o time na rotina de organização é importante, também, para que você não fique sobrecarregado com a ordenação dos arquivos, atividade que pode demorar algumas horas se feita em larga escala. 

11. Use a tecnologia

Por fim, a dica é utilizar da tecnologia para organizar contratos da melhor maneira. Além da nuvem digital, é possível contratar uma ferramenta online para subir seus documentos e organizá-los. 

Dessa forma, você conta com uma tecnologia específica para ordenação de contratos, o que facilita o dia a dia e otimiza o tempo. 

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