Como facilitar o fechamento de folha, descontos, cálculos e consignados?

Final de mês em instituições públicas é sinônimo de rotina intensa, e algumas missões, como facilitar o fechamento de folha, exigem planejamento, precisão e agilidade.  

Nessa etapa, o RH lida com cálculos, conferências, aplicação de descontos e gestão de consignados, equilibrando a folha com as regras legais e as particularidades de cada servidor. 

Mas, você sabe quais são os principais descontos na folha de pagamento, como eles são calculados e por que erros nesse processo podem gerar transtornos graves para a instituição e para o servidor? Continue lendo, vamos falar sobre isso nesse artigo!  

Por que os descontos em folha existem?  

Os descontos em folha são regulamentados por leis específicas, como a Lei Nº 10.820/2003, que trata da autorização para desconto de prestações na folha de pagamento. Essa legislação define que os descontos não podem ultrapassar 35% da remuneração do servidor. Dentro desse limite, 5% são reservados exclusivamente para amortização de despesas com cartão de crédito. 

A prática de realizar descontos diretos na folha é comum e visa garantir maior segurança no cumprimento de obrigações, facilitando a relação entre servidores, instituições financeiras e o próprio RH. Também permite organização e previsão financeira para todas as partes envolvidas. 

No contexto do setor público, respeitar os limites de desconto é ainda mais importante, pois envolve o cumprimento de legislação específica e a responsabilidade de manter a integridade da remuneração do servidor.

Quais são os descontos obrigatórios na folha de pagamento e como são calculados?  

Os descontos presentes no fechamento de folha de pagamento se dividem como obrigatórios e não obrigatórios. São eles: 

Descontos obrigatórios

INSS – é uma sigla para Instituto Nacional da Seguridade Social e refere-se à contribuição previdenciária que é descontada mensalmente do trabalhador de acordo com sua faixa salarial, podendo variar de 8% a 11% sobre seu salário bruto. Nesse caso é importante consultar valores da tabela vigente, visto que ela pode sofrer alterações no decorrer do tempo.    

Imposto de Renda Retido na Fonte – após subtrair INSS e dependentes legais (o valor de cada dependente é de R$ 189,59), é feito o desconto do IRRF conforme a tabela vigente. Desde maio de 2023, os descontos seguem as faixas atualizadas: isenção para salários até R$ 2.112,00; alíquotas de 7,5% a partir de R$ 2.112,01, 15% acima de R$ 2.826,66, 22,5% acima de R$ 3.751,06 e 27,5% para salários acima de R$ 4.664,68. 

FGTS – O Fundo de Garantia por Tempo de Serviço também deve constar na folha de pagamento e, diferente dos outros descontos obrigatórios, é pago pelo empregador e não pelo empregado. Ele tem como base o salário bruto do colaborador e o valor a ser depositado varia de 7,5% a 27,5%.  

Descontos não obrigatórios  

São os descontos autorizados no salário pelo empregado. Possuem uma limitação máxima de 70% do salário base.  

Contribuição Sindical – desconto previsto na CLT do artigo 578 a 591, é recolhido compulsoriamente pelo trabalhador e empregador todo mês de janeiro e equivale ao valor de um dia de trabalho normal.   

Faltas e atrasos – o artigo 58 da CLT prevê uma tolerância diária entre 5 e 10 minutos para os casos de atraso e o empregador pode descontar do empregado o todas as faltas não justificadas ou atrasos que ultrapassarem o limite diário.     

Plano de Saúde – o desconto do plano de saúde pode variar de cada órgão público. Algumas instituições descontam a cobertura do plano e nesse caso o funcionário geralmente paga uma parcela menor do que seria o valor total contratado.  

Vale Transporte – conforme o artigo 4º da Lei 7.418/1985, o vale transporte é um benefício que o empregador oferece ao trabalhador. Ele é custeado pelo trabalhador com desconto em folha de até 6% de seu salário base e o excedente disso é pago pelo empregador.  

Pensão alimentícia – esse tipo de desconto no fechamento de folha depende de determinação judicial. 

Convênios com outras empresas – os convênios com outras empresas podem ser variados e podem incluir farmácias, academias, associações, cursos, entre outros. Esse tipo de desconto só ocorre com a autorização do colaborador por escrito.  

Empréstimos consignados – Esse tipo de desconto passa a existir quando as empresas possuem instituições financeiras parceiras com o objetivo de fornecer a seus servidores a possibilidade de um empréstimo com taxas menores do que as praticadas normalmente no mercado. O valor é descontado automaticamente na folha de pagamento e o limite máximo para esse desconto é de 30% do salário líquido do empregado, pode seguir regras que variam em cada instituição e bancos.  

Por que o fechamento de folha é complexo?

O fechamento de folha no setor público envolve mais do que cálculos automáticos. Cada servidor possui regras, vínculos, contratos e descontos diferentes, o que exige atenção total do RH para garantir precisão nos lançamentos.  

Mesmo com o uso de sistemas de folha, muitos processos ainda são realizados manualmente — especialmente quando se trata de descontos variáveis, como os empréstimos consignados, que mudam de um mês para o outro. 

Essas variações constantes aumentam a chance de erro e tornam o fechamento de folha mais trabalhoso, exigindo cruzamento de informações, revisões e conferência com dados de terceiros, como bancos conveniados. 

O que é margem consignável ou consignação voluntária? 

A margem consignável está relacionada às chamadas consignações voluntárias — descontos que só podem ser realizados com autorização expressa do servidor público, como empréstimos consignados, convênios e benefícios adicionais.  

De acordo com a lei, os valores descontados no modelo de consignação voluntária não podem ultrapassar 40% da remuneração disponível, com descontos obrigatórios já inclusos.  

Na prática, cada instituição pública pode adotar regras internas distintas para empréstimos consignados: prazos, exigência de tempo de serviço, número máximo de contratos e convênios com diferentes bancos. O desafio é que esses acordos variam bastante e se atualizam com frequência, tornando a gestão da margem uma tarefa delicada, especialmente no fechamento de folha.  

Como os órgãos públicos executam isso no fechamento de folha?  

A lei define um limite máximo a ser descontado em folha referente a margem consignável. No entanto, como cada instituição pública pode adotar regras internas diferentes — como tempo mínimo de serviço ou limite de contratos ativos — o valor real disponível sempre precisa ser analisado caso a caso. 

Sendo assim, sempre que um servidor deseja obter um empréstimo consignado, ele precisa primeiro saber qual margem possui. Isso define o valor máximo de parcela que pode aparecer em sua folha de pagamento. Em muitos casos, ele recorre ao setor de RH ou diretamente ao banco, que nem sempre tem acesso à informação atualizada, dependendo novamente do RH. 

Há ainda alguns casos em que o servidor precisa levar ao banco seus últimos holerites para validar a informação sobre seu salário e a margem que possui. 

Como o RH define a margem de cada servidor?

Normalmente, quando a solicitação chega, cabe ao RH verificar os descontos já existentes na folha do servidor, identificar se há outros empréstimos consignados ativos, e calcular se ainda há margem disponível dentro do percentual permitido por lei.  

Só então o valor máximo de parcela é definido, o que influencia diretamente no fechamento de folha do mês. 

Como a margem é disponibilizada?

Não há um padrão entre instituições públicas para comunicar essa informação. Algumas emitem um documento impresso (a chamada Carta Margem), outras enviam por e-mail ou informam verbalmente — o que nem sempre é seguro ou confiável. 

Esse cenário gera incertezas também para os bancos, que muitas vezes não têm visibilidade da real margem disponível e dependem de confirmações manuais por parte do RH. 

Como o contrato acontece?

Quando o servidor consegue finalmente solicitar o empréstimo consignado no banco, o RH confirma que o servidor cumpre todos os critérios da política da instituição: tempo de serviço, tipo de vínculo, quantidade de contratos ativos e valor total comprometido. Somente após essa checagem o contrato é liberado ou recusado. 

Como isso impacta na rotina de fechamento de folha?

Ao longo do mês, os servidores públicos buscam o RH para consultar sua margem consignável e firmar novos contratos com bancos conveniados. Enquanto alguns contratos são aprovados, outros são quitados, renegociados ou cancelados — sem contar os casos de exoneração, afastamentos ou encerramento de vínculo, que afetam diretamente o que pode ou não ser descontado em folha. 

Quando chega o momento de fechar a folha de pagamento, o RH precisa cruzar os descontos obrigatórios com os valores referentes aos empréstimos consignados. Para isso, recebe dos bancos o Arquivo Retorno, que traz a relação de descontos previstos para cada servidor. A partir daí, começa a conferência manual com os registros internos para validar o que realmente pode ser descontado naquele mês. 

Essa checagem exige atenção: o servidor está ativo? Está de férias, afastado ou exonerado? Tem margem disponível? Todos esses fatores devem ser considerados para garantir que os valores repassados aos bancos estejam corretos e de acordo com a legislação. 

Mesmo após essa verificação, ainda é necessário fazer a conciliação dos dados. O RH compara o que o banco espera receber com o que realmente será pago. Isso é feito manualmente em muitas instituições, geralmente com apoio de planilhas, o que torna o processo moroso e sujeito a erros. 

E, no mês seguinte, tudo recomeça: liberação de margem, novos contratos, ajustes, afastamentos e a comunicação entre RH, bancos e servidores, muitas vezes feita por e-mail ou canais não padronizados.  

Como facilitar o fechamento de folha?

A boa notícia é que sim: é possível facilitar o fechamento de folha e reduzir o tempo gasto nesse processo. Mesmo em instituições públicas com grande volume de servidores, existem soluções que tornam essa etapa mais simples e eficiente. 

No entanto, o que muitos ainda não sabem é que é possível automatizar os descontos consignáveis por meio de sistemas especializados, integrando as regras da instituição às movimentações feitas com os bancos. 

A automação reduz falhas, elimina controles manuais e dá mais segurança jurídica ao setor de RH, especialmente nos casos que envolvem margem consignável. 

Leia também: “Transformação digital no RH: por que e como implementar?” 

Como um software ajuda na gestão dos consignados?

Soluções específicas, como um software para o setor público, conseguem automatizar o ciclo completo da consignação: desde a liberação de margem, passando pela autorização do contrato, até o desconto em folha e a conciliação final com os bancos. 

Esses sistemas são conectados tanto ao RH quanto às instituições financeiras, permitindo que as informações de novos contratos, quitações e refinanciamentos sejam atualizadas em tempo real, sem depender de trocas manuais. 

• Cálculo da margem: é feito automaticamente, respeitando a legislação e as regras internas da instituição. 

• Consulta da margem: o servidor pode verificar seu limite disponível de forma autônoma, sem depender do RH ou do banco. 

• Novos contratos: são aprovados automaticamente com base em critérios definidos, dispensando validações manuais do RH. 

• Descontos em folha: o sistema define, organiza e aplica os descontos corretos com base nos arquivos de retorno dos bancos. 

• Conciliação: o sistema identifica divergências e apresenta os ajustes necessários em poucos minutos, otimizando o fechamento de folha. 

Pronto! Resumindo, um processo que pode levar dias para o RH no fechamento de folha aqui se torna simples e pode ser executado em 5 minutos.   

Quais são os benefícios de um sistema para o RH público? 

• Processos padronizados e sem erro; 
• Menos interrupções no dia a dia por causa de consignados, margens e descontos; 
• Margens definidas de acordo com todas as regras e sem depender de cálculo ou analises manuais;
• Risco zero de empréstimos maiores que as margens e desrespeitando a Lei;
  
• Independência de retorno dos bancos;
• Economia de tempo na gestão dos consignados;
  
• Controle de outros descontos como: Plano de Saúde, Odontologia, convênios com lojas, farmácias e outros controlados em um único local;
• Informações atualizadas em tempo real e de forma automática.

Quais são os benefícios para o servidor? 

• Margem sempre atualizada;
• Acesso à margem sem dependência do RH ou do banco;
• Consulta de margem e simulação de novos empréstimos via online, pelo site ou app;
  
• Clareza nas informações sobre descontos sem depender do RH;
• Benefícios para o banco;
• Mais segurança sobre as margens e situação funcional;
• Economia de tempo na gestão de novos contratos;
• Processo padronizado, seguro e mais eficiente.

Hoje, nem todas as instituições públicas conhecem soluções como essa. Mas elas já existem — e são compatíveis com os principais sistemas de folha utilizados no Brasil.  

Uma dessas ferramentas é o Consignet, um software já integrado a mais de 20 sistemas de folha e utilizado por diversos órgãos públicos em todo o país. Eke automatiza a gestão dos consignados e demais descontos em folha, otimizando o tempo do RH e facilitando a vida dos servidores. 

Logo vem mais um fechamento de folha. Que tal começar a facilitar essa rotina agora mesmo? Fale com nossos especialistas e comece já a otimizar o seu dia a dia!